Prowadząc księgowość w swojej firmie, należy pamiętać o tym, że dokumenty księgowe, należy przechowywać przez odpowiedni okres czasu. Dla każdej grupy dokumentów jest on inny.
Można podzielić je na 3 kategorie:
- dokumenty ZUS,
- dokumenty podatkowe,
- dokumenty pracownicze.
Pierwszą grupę dla ułatwienia można podzielić na kolejne podkategorie:
- Dokumenty płatnicze – dowody opłacania składek. Uprawniają one do emerytury, muszę być przechowywane do czasu ich przedawnienia lub do czasu gdy ZUS potwierdzi uprawnienia emerytalne.
- Dokumenty zgłoszeniowe– zostało przyjęte, że trzymamy je przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej.
- Dokumenty rozliczeniowe – trzeba je trzymać przez 10 lat, są to np. raporty i deklaracje przesyłane do ZUS.
Dokumenty podatkowe trzeba przechowywać je przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego. Można zaliczyć do nich między innymi faktury VAT.
Dokumenty pracownicze, ich okres archiwizacji jest najdłuższy, ponieważ wynosi aż 50 lat. Są one związane z okresem zatrudnienia i wysokością wynagrodzeń pracowników. Na ich podstawie ZUS określa wysokość emerytury lub renty.