Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, faktura pro-forma nie stanowi dowodu księgowego i nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Jest to jednak dokumentów, który w każdej firmie ma swoje zastosowanie niemalże codziennie.
Faktura pro-forma ma na celu udokumentowanie zajścia transakcji, przyjęcia zamówienia do realizacji czy zawarcia umowy handlowej.
Na jej podstawie dokonuje się realizacji płatności na wcześniej ustalonych warunkach.
Pro-forma przypomina swoją treścią fakturę, różni się w zasadzie tytułem. Nie ma przepisów, które ściśle określałyby jakie elementy obowiązkowo powinna zawierać pro-forma. Najczęściej na pro-forma pomija się takie informacje jak: data dostawy towaru czy wykonania usługi, numer NIP kupującego czy kwoty podatku VAT.
Faktura pro-forma jest bardzo wygodną opcją, ułatwia nabywającym uregulowanie płatności i zweryfikowanie danych, które finalnie znajdą się na fakturze, dzięki czemu ogranicza się błędów i unika konieczności wystawiania korekty.