W celu udokumentowania zakupu w firmie należy posiadać odpowiednie dokumenty. Dokumenty te stanowią faktura zakupu, rachunek oraz w niektórych przypadkach paragon.
Faktura zakupu oraz rachunek uproszczony to najczęściej spotykane dokumenty księgowe, poświadczające zakup. Najważniejsza różnica między nimi to wystawca. W przypadku faktury jest nim czynny podatnik VAT, a w przypadku rachunku uproszczonego bierny podatnik VAT. Co jednak z paragonem? Dokumentacja zakupu na jego podstawie jest dopuszczalna tylko w niektórych przypadkach.
Paragon może stanowić dowód zakupu w przypadku poniesienia wydatków z tytułu:
- zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych,
- zakupu paliwa i olejów za granicą,
- przejazdu przez autostradą za granicą.