Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest gromadzenie i magazynowanie dowodów księgowych.
Dowody księgowe dzielimy na:
Źródłowe obce– otrzymywane od kontrahentów, są to np. faktury za zakupione materiały budowlane.
Własne zewnętrzne– przygotowywane dla kontrahentów i przekazywane im w formie oryginału.
Wewnętrzne– rejestrujące zdarzenia gospodarcze, zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa.
Zbiorcze– są one wykorzystywane do łącznego księgowania akt. Muszą być w nich wymienione wszystkie pojedyncze dokumenty źródłowe według których zostały opracowane dowody.
Korygujące– stosuje się je w celu nanoszenia korekty wcześniejszych zapisów.
Rozliczeniowe– tworzone w momencie dokonywania zapisów według nowych kryteriów klasyfikacji.
Dowody księgowe obowiązkowo muszą zostać spisane w języku urzędowym. Jeżeli otrzymane dokumenty mają źródła obce wówczas nie ma konieczności ich przetłumaczenia.
Urząd skarbowy lub biegli rewidenci mogą jednak zażądać przełożenia tych akt na język urzędowy, a więc w przypadku naszego państwa na język polski.