Przechowywanie dokumentów elektronicznych

** Strona główna **

Zgodnie z przepisami dokumenty księgowe należy przechowywać przez 5 lat licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe. Obowiązek ten dotyczyć zarówno dokumentów w formie papierowej jak i elektronicznej.

Coraz częściej korzysta się z dokumentów elektronicznych, dzięki którym oszczędzić można czas, pieniądze oraz środowisko. Archiwizacja dokumentów elektronicznych w Polsce musi spełniać odpowiednie wymagania:

  • przechowywać je trzeba w należyty sposób, zgodnie z chronologią i z opisami pozwalającymi na ich łatwe odszukanie w systemie
  • muszą być chronione przed niedozwolonymi zmianami, zniszczeniem, czy kradzieżą
  • do ich archiwizacji należy używać nośników odpornych na zagrożenia
  • należy systematycznie przeprowadzać kopie zapasowe dokumentów, aby nie doszło do ich utracenia lub uszkodzenia w wyniku awarii czy błędu ludzkiego
  • przechowywać należy dokumenty w profesjonalnym, dobrze chronionym programie księgowym

Często stosowanym rozwiązaniem jest także przechowalnia dokumentów w chmurze, która w niejednym przypadku znajduje się poza granicami kraju. Chmury danych są dobrze chronione, a ponadto pozwalają na nieustanny dostęp do dokumentów online, możliwości ich pobierania i przetwarzania.
Elektroniczna archiwizacja dokumentów to bardzo dobre rozwiązanie, nie mniej jednak należy bardzo dobrze sprawdzić miejsce, w którym znajdą się wszystkie wartościowe dokumenty księgowe firmy.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.